KMU-Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Kundenkommunikation auf moderne, KI-basierte Kanäle umzustellen.
Ziele, welche häufig genannt werden:
- Instant Antworten - statt Mail-/Telefonanfragen
- Cost-Reduction (Cost p. Contact...)
- Lead-Generierung
- Optimierung der Kundenbindung
Genau hier setzen wir an.
Unser Angebot: erst live testen – dann starten!
Für den Test setzen wir eine bewährte Chatbot-App des Marktes ein und bauen für Sie in 5 Tagen einen einsatzfähigen Chatbot mit den spezifischen FAQs ihres Unternehmens.
Sie testen völlig unverbindlich + kostenfrei!
Entscheiden Sie sich danach für eine Einführung dieses innovativen Kundendialogs -->
…und entscheiden Sie sich für unsere Expertise im Kundendialog. Wir bieten Support für die Implementierung eines Chatbots (entweder unseren Test-Chatbot oder eine App ihrer Wahl). IT-seitig benötigen Sie nur einen Codestring auf der Webseite.
Dabei übernehmen wir die Entwicklung eines erstklassigen Dialogs, Aufbau der Wissens-datenbank (Inhalt), Optimierung der Antwortqualität sowie den Workflow für 2. Level-Service (f. Rückmeldungen - z.B. Ticketverlust, Ausfälle) und auf Wunsch Leadgenerierung.
3–6 Monate (je nach Kontaktvolumen) kalkulieren wir für diese Phase der Einführung. Danach übernehmen Sie selbst – oder buchen unseren Service einfach weiter.
Die Leistung der Phase 1 rechnen wir monatlich pauschal ab. Sie werden überrascht sein, wie gering diese Phase ihr Budget belastet.
Lassen sie ihre Kunden nicht nach Antworten suchen! Geben Sie dem Kunden ein Eingabefeld und die Antworten kommen zum Kunden.
Seit mittlerweile Jahrzehnten arbeiten wir in verschiedenen Konstellationen für namhafte Unternehmen verschiedener Branchen im Customer Service.
Dabei können wir auf den Einsatz jeweils innovativer Techniken und von Teams fast jeder Größe verweisen. Wir haben Erfahrungen aus tausenden von Kundenkontakten aus 1. + 2. Level.
Wir stehen für Qualität, gute Kosten/Nutzen Relation und optimieren permanent unsere Skills/Tools.
Sie können unser bewährtes Portfolio nutzen - für eine Verstärkung Ihres Buchungsteams - punktuell oder längerfristig - zur Übernahme des Customer Service für alle Customer Touch-Points-/Channels.
Buchen sie unsere bewährten Leistungsangebote.
Buchungshotline • Customer Service • Fulfillment
- Chatbot-Implementierung: Aufbau, Wissens-DB, FAQ-Integration - in 5 Tagen online, individuell angepasst auf ihre Website.
- KI-Administration: Einrichtung, Pflege/Erweiterung von Wissens-DB für eine hohe Antwortquote - 3-6 Monate Begleitung, danach optional in Eigenregie.
- Customer Service: wir springen ein—bei Lastspitzen (oder länger) für den Kundendialog am Telefon oder per Chat/Mail.
- Kom.-Equipment: Telefon, Ticketsysteme, Chatbot… - durch gemeinsame Plattform mehr Leistung für weniger Kosten
- Auswertungen und Online-Supervising: Telefon, Mail/Chat, Chatbot-Dialoge - in Echtzeit am Kunden
Sie planen den Einsatz von KI in der Kundenkommunikation?
Die Vorteile liegen auf der Hand – deshalb erleben wir gerade einen echten Transformationshype im Kundendialog:
- Rund um die Uhr erreichbar (24/7) – ohne Wartezeiten, mit sofortigen Antworten auf die häufigsten Fragen
- Erhebliches Einsparpotential – bis zu 60-70% der Standardanfragen lassen sich technisch beantworten
- Bessere Kundenbindung – schnelle, konsistente Antworten steigern die Zufriedenheit und schaffen Raum für Leadgenerierung bei Erstbesuchern
Der Vertrieb steuert die Antworten, berücksichtigt Vertriebsziele und legt Grundlagen für die Betreuung von Neukunden und die Lead-Generierung für Erstbesucher auf der Webseite sowie die Kundenbindung.
Leichter Einstieg - ohne Risiko:
Der Umstieg muss kein großes Projekt sein. Sie starten klein, kontrolliert und kostentransparent:
- Kein eigenes IT-Projekt nötig – wir übernehmen Einrichtung und Betreuung, Sie bleiben bei Ihrem Kerngeschäft
- Geringe Einstiegsinvestition – bereits ab rd. 100 Euro/Monat für eine Chatbot-Lizenz der Einstiegsklasse
- Schnell sichtbar – Ihr Chatbot mit Ihren FAQs ist in nur 5 Tagen online
- Begleitete Testphase – wir betreuen 3-6 Monate den Dialogaufbau (Wissensdatenbank, Antwortqualität, Workflows für Sonderfälle)
- Keine Einbahnstraße – danach übernehmen Sie selbst, oder buchen unseren Service einfach weiter
- Skalierbar – bei Bedarf späterer Ausbau zur Komfortklasse mit CRM-Anbindung
So läuft der Einstieg ab:
Tag 1-5: Wir richten ihren Chatbot mit ihren spezifischen FAQs ein - auf Basis einer bewährten Marktlösung. Ihre Website wird gescannt, vorhandene Info-Texte eingepflegt. Besucher erhalten sofort Informationen zu Terminen, Inhalten, Preisstaffeln, Organisation.
Monat 1-6: Wir betreuen die Implementierung - Wissensaufbau, Verbesserung der Antwortqualität, Workflows für Rückmeldungen (z.B. Ticketverlust, Veranstaltungsausfälle) und optional Leadgenerierung.
Für unsere Kern-Zielgruppe (KMU – kleine und mittlere Unternehmen) ist der Einsatz von Chatbots oft die schnellste Form der Erweiterung des Service-Angebotes. Damit sind Unternehmen bereits in wenigen Tagen online!
Mit unserer langjährigen Expertise im Kundenkontakt können wir dazu beitragen, dass der Umstieg ein Erfolg wird. Wir sind kein IT-Dienstleister. Wir sind Profis im Kundendialog und planen auf Basis ihrer Ziele den Workflow - dazu gehört
• Definition der Touchpoints: Website - Chatbot - Ticketsystem - 2.Level-Team - Antwort-Mail - Rückruf
• Entwicklung und Aktualisierung der Dialoge (Frage/Antwort)
• Aufbau der Wissensdatenbank für die KI-Antworten.
• Implementierung der notwendigen Tools: Chatbot, Ticketsysteme (Service-Anfragen)
Betreuung der Schnittstellen auf Anwenderseite
Aktivieren und Testen der Module
Auswertung der Dialoge - Screening offener Anfragen + Status
Für die Chatbot-App gibt es einen Online-Administrator-Backend. Hierüber werden alle Dialoge überwacht, die Fragen sowie Qualität der Antworten ausgewertet + opt. die Wissensdatenbank aktualisiert. Die Administratoren pflegen und aktualisieren die Kontakte und leiten evtl. weitere Aktivitäten ein. Bei Bedarf können die Kundendialoge auch online eingesehen werden und direkte Informationen für aktuelle Besucher eingeblendet werden.
Die Administration ist von kfm.-Administratoren zu bewältigen. Der Lieferant steht online für technischen Support zur Verfügung.
Unser Angebot umfasst die Planung und Administration der Systeme. Wir werten den Traffic quantitativ als auch qualitativ aus und sind Schnittstelle zu ihrem Serviceteam. Bei Bedarf stellen wir auch ein Serviceteam zur Beantwortung aller Anfragen im 2. Level sowie Leistungen wie Rückrufservice / Notfälle etc.. zur Verfügung und entlasten ihr Team.
Investitionsklassen:
Die Investitionen reichen von rd. 100 Euro mtl. für eine Chatbot-Lizenz der Einstiegklasse bis zu höheren Investitionen für individuelle Lösungen mit Anbindung an CRM-Systeme (Komfortklasse) bei hohem Kontaktvolumen.
Service-Team - Die Kundenbeziehung endet nicht mit der Ticketbuchung! Jeder Servicekontakt ist eine Chance für zukünftige Buchungen /Aufträge!
Typische Themen:
- Veranstaltungen unterliegen immer dem Risiko auszufallen / verlegt zu werden—meist kurzfristig. Sehr viele Kontakte müssen in sehr kurzer Zeit einen Lösungsvorschlag erhalten.
- Störungen bei Zahlungen und Lieferungen gehören zum Tagesgeschäft. Zustellungen erfolgen nicht sicher 100% - oder fristgerecht. Nachforschung / Ersatzlieferung sind aufwändig
- Selbstbuchung (Shop) und P&Home Tickets erreichen den Kunden nicht immer sicher. Mailversand oder Download sind enthalten ein Restrisiko. Häufig ist hier eine Last-Minute Aktion erforderlich.
- Umbuchungen etc.—auch wenn ausgeschlossen—sind aber bei persönlichen Gründen des Kunden immer ein Thema für das vielleicht ein differenziertes Vorgehen sinnvoll sein könnte.
Eigene Kapazitäten reichen dafür in der Regel nicht aus. Das eigene Team auszubauen birgt ein hohes Kostenrisiko, da die benötigten Ressourcen nur befristet benötigt werden.
Sie beschäftigen uns für genau ein Projekt – oder solange die Ressourcen benötigt werden. Sie bezahlen keine Stunde länger. Sie rechnen vorgangsbezogen mit uns ab - da gibt es keine Zweifel und der Aufwand ist kalkulierbar - nach Leistung! Und je mehr wir im Direktvertrieb für Sie neu buchen können, je geringer werden die Kosten für den Service.
Merkmale:
- Kommunikation per Mail, Telefon, social Media, Chat…
- Beratung: Status, Optionen…
- Öffnungszeit 6-7 Tage/Woche
- Homeoffice (hohe Flexibilität)
- Abrechnung per Vorgang
- Ziel: taggleiche Beantwortung, aktuelle Statusinformationen • Rückruf-Service bei kritischen Vorgängen: Ticket-Nachdruck (P&H), VA-Ausfall
- Betreuung und Pflege der IT-Schnittstellen (Chatbot, Voicebot - FAQs)
Wo immer es Customer Touchpoints geht übernehmen wir die Kommunikation und optimieren Kundenzufriedenheit mit der angemessenen Wirtschaftlichkeit.
Telefon
Tickets: beraten/verkaufen/buchen - die TTS-Hotline ist ein starkes Angebot. Obwohl die Anteile der Hotlines am Ticketvolumen inzwischen auf einen Anteil von weniger als 10% reduziert wurden (Internet-Buchungen), gibt es Kanäle für die eine live-Buchung sinnvoll/notwendig sein können - segmentierte Aktionen für spez. Zielgruppen. BtB-Business, Rollstuhlplätze etc.
Live-Telefonservice ist teuer – primär durch Personalkosten bei schwankender Auslastung. Das kann optimiert werden durch Auslastung mit der Bearbeitung weiterer Kanäle. Dafür benötigt es eine optimale Abstimmung und Verteilung der Anfragen, damit Anrufkunden nicht im Wartefeld ‚versauern' und negative Bewertungen hinterlassen. Wir haben die Tools dafür.
Beispiel für die Produktivität/Stunde
Mail 15+ Standard-Vorgänge
Telefon 10+ Standard-Auslastung
Telefon kann empathische, stärkere Kundenbindungen schaffen! Telefon ist essentiell für Notfälle (Koppelung mit garantierten zeitnahen, Rückrufen). Das Kommunikationsvolumen ist in den letzten Jahren stark gestiegen – dank social Media, Mail und jetzt KI-Bots. Wir können Telefon – und sind für ihre Kunden auf allen Kanälen einsetzbar.
…erledigt zusätzlich Kundenservice Vorgänge aus anderen Kanälen
…bucht für nicht internetaffine Kunden.
…bucht Sonderangebote, VIP-Packages, BtB-Kunden und Gruppen.
… ist betriebsbereit als Fallback für Ausfälle im Webshop
Die Abrechnung erfolgt in der Regel über einen Preis p. Vorgang oder Einsatzzeit. Das klären wir im Vorgespräch. Die Abrechnungen sind vorgangsbezogen und transparent.
Merkmale:
- kompetente Mitarbeiter die nicht nur Tickets buchen
- Erfahrung mit nahezu allen Buchungssystemen
- VOIP Telefon-Technik (Standort-unabhängig - auch Homeoffice)
- Callstatistiken (Echtzeit, Periode)
- Tagging während des Calls (erfassen von Anrufgründen, Marketing etc.)
- ...und alles, was Sie von aktueller Technik erwarten können. Natürlich können auch optional Chatbots eingebunden werden und Standard-Informationen non-live übermittelt werden.
! Ihre Mitarbeiter können Sie unsere Call Center Struktur einmieten. Einfach einloggen - von jedem Rechner der Welt mit Internetverbindung. Entweder zur Verstärkung des TTS Teams – oder in einer eigenen Gruppe für spezielle Services (eingehende Anrufe werden innerhalb einer Gruppe verteilt - interne Gespräche innerhalb einer Gruppe sind standort-unabhängig, kostenfrei) - wir entwickeln gerne ein spezielles Routing für Sie.
Next-Day-Delivery – die Erwartung ihrer Kunden nach Buchung und erfolgter Zahlung!
Nach Zahlungseingang sollten die Tickets innerhalb von 24 Stunden auf dem Versandweg sein. Damit schaffen Sie eine hohe Kundenzufriedenheit und positive Bewertungen für ihre Verkaufskanäle / Social Media.
Kosten für die Beantwortung von Versandnachfragen sind ein erheblicher Faktor in jeder Organisation.
Sollte es eine begründete Verzögerung geben, ist es immer geboten, den Kunden proaktiv eine Info-Mail zu senden. Gerne helfen wir dabei (und aktualisieren auch Sprachansagen (Telefon, Bots…).
Ticketdruck + Versand gehört seit Jahren zu unserem Portfolio. Speziell für Volumen bis 300 Versandaufträge täglich, sind wir Partner mit einschlägiger Erfahrung.
Die Buchungen betreuen wir von Druckfreigabe bis zur Postauflieferung. Alle Versandarten und Provider sind möglich. Sie stellen die benötigten Drucker, Ticketrohlinge und das Versandmaterial.

Merkmale:
- Erfahrung mit Druckaufträgen aus führenden Buchungssystemen
- Kommissionierung v. Tickets/Beilegern/Flyer
- 6 Versandtage / Woche
- taggleiche Übergabe an Versender
- Sendelisten f. Abrechnung und Nachweis
- kostenfreie Lagerung v. Ticket-/Versandmaterial
Damit wäre auch eine Überlastung ihres Teams vermieden. Gerne entwickeln wir den Prozess gemeinsam.
Ticketdruck + Versand gehört seit Jahren zu unserem Portfolio. Speziell für Volumen bis 300 Versandaufträge täglich, sind wir Partner mit einschlägiger Erfahrung.
- der Ausdruck erfolgt 1x tgl. per Batch aus ihrem Buchungssystem. Sie stellen Ticketmaterial + Drucker.
- der Versand geht über die von ihnen favorisierten Versandwege. In der Regel liefern unsere Kunden per Post aus.
- Rücksendungen (falsche Adresse etc.) können von uns bearbeitet werden, ebenso wie die Klärung falscher/fehlender Adresseingaben zum Versand
Entlasten Sie ihre Organisation von diesen Standard-Aufgaben. Die Konditionen sind äußerst wettbewerbsfähig.
- Ticketproduktion/Versand innerhalb 24h
- Alle Versandarten / Provider
* Sollten wir gerade nicht erreichbar sein, werden wir informiert und rufen kurzfristig zurück.